officeでできることは?ワードやエクセルの活用法!

本日は、office(オフィス)について、お話していきたい思います。

officeというとわからなくても、ワードやエクセルといえばみなさんお分かりになると思います。そんなエクセルやワードなど、マイクロソフト社が開発しているビジネス向けのソフトをまとめてofficeと呼んでいます。

他にも電子メールが使用できるアウトルックや、プレゼンや文字と写真を組み合わせたスライドを簡単に作成できるパワーポイント、データベースに活用できるアクセスなどがあります。

officeがあるのとないのとでは、パソコンの利用価値がかなり変わってきますので、パソコンの購入の際にはofficeの導入も一緒にご検討することをおすすめします。

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Officeは高いから欲しくても買えない!

officeは高価なものです。パソコンを購入される際、officeが搭載されているものとされていないものでは2万以上の価格差があったりしますよね。

『あっても使いこなせないかもしれないし…』

そう思い、officeが搭載されていないパソコンを購入された方もいるのではないでしょうか。それはそれで正解です。ですが、パソコンを使い始めてやっぱりofficeが必要!と思われた時は「office online」を利用してみてはいかがですか。

「office online」は、クラウドサービス版officeで無料です、従来のエクセルやワードと高い互換性を誇り、家庭で使用されるなら十分な機能が備わっています。

有料版と比べて、オンライン上でしか使えない、凝ったレイアウトや複雑な数式を使用する際に制限などがありますが、普段の利用にはなんも問題ないかと思います。ですので、有料版を購入される前に一度無料の「office online」を試してみるのもいいかと思います。

そして不便があれば有料版を検討しましょう。

officeでできること

officeでは主に次の3つを大変便利に使用することができます。

1、エクセル
2、ワード
3、パワーポイント

それでは、ひとつずつ活用法を紹介していきます。

エクセル

エクセルは、表計算や集計などに適しています。他にも家計簿や会計表、名簿表、住所録の作成に活用できます。

家計簿や会計表では、数式を入れることで自動で計算してくれますので日々の支出をただひたすら入力していくだけで月や年間の支出をまとめることができます。

また町内の名簿や年賀状の住所録などもエクセルを活用することで、メモしておいた紙をなくし住所がわからなくなった、年賀状を送る相手をいちいち数えて確認しないといけないという手間を省くことが可能です。

文書作成も可能ですが、印刷範囲の設定など、少しコツや知識が必要になってきます。

ワード

ワードは、文書作成に適しています。文書作成の他にも、カレンダーやアルバム、年賀状、町内の行事の案内等、イラストの作成などさまざまな使い方が可能です。

文書作成では、文字の大きさを変えたり、装飾をしたりすることが簡単にできます。

画像やイラストの挿入も簡単にできるので、町内の案内等でも簡単にわかりやすい物が作成可能です。印刷の際にも、表示されている画面がそのまま印刷されます。

パワーポイント

パワーポイントは、プレゼンテーション等の資料作成に適しています。

プレゼンテーションというと「企業の会議や商品のプレゼンとかで使うもんだしわたしには必要ないね」と思われますよね。

ですがパワーポイントでは、写真を挿入してコメントをいれ旅行の思い出をムービーにすることが簡単にできますし、ポスターなどの作成も簡単にできます。

有料ソフトには敵わないかもしれませんが、十分クオリティの高いものを作成することができますよ。パワーポイントは大変有能で使い方次第で大活躍するソフトです。

officeで気を付けたいこと

使用される際についてですが、officeにはoffice2007、2010、2013、2016とバージョンがありそのバージョンによっても画面や使い方が変わってきます。

また、新しいバージョンで作成したデータを古いバージョンのofficeで開こうとしたら開けない!なんだかバランスがおかしい、というトラブルが起きます。

ですので、ご自身が使用しているofficeのバージョンはきちんと確認しておきましょう、認識をしておくことでトラブルを防ぐことや操作方法を調べる時にも対処しやすくなります。

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おわりに

officeを活用することで、パソコンの利用価値が大きくなります。

ぜひそれぞれのソフトの長所を生かしてOfficeを使いこなしてみてください。

せっかく購入したパソコンです、最大限、有効活用しましょう。

それでは、今回は、officeについてお話しさせていただきました。

少しでも参考になることがあれば幸いです。

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